Lip 16, 2011

Jak szybko uporządkować swoją skrzynkę email?

Z emaila korzysta praktycznie każdy z nas – prywatnie, służbowo, czy do jeszcze innych celów. Czasami, kiedy korzystamy z kilku skrzynek na raz ilość maili, która przychodzi do nas w ciągu dnia potrafi przyprawić o niezły zawrót głowy. Jak zatem szybko i przed wszystkim skutecznie sobie z tym poradzić?

Podzielę się dzisiaj sposobem, który znałem już od jakiegoś czasu – być może natknąłeś się na niego na innych blogach poświęconych efektywności i skuteczności, bo tam właśnie go kiedyś przeczytałem, jednak nie zacząłem z niego korzystać od razu, bo wydał mi się trochę dziwny.

No właśnie – wydał mi się – czyli nie sprawdziłem, a od razu oceniłem i uznałem tą opinię za wymierną. otóż od kilkunastu dni przekonuję się, że nie zawsze to, co na szybko ocenimy jest miarodajne. Zatem do konkretów.

System ów nazywa się „Inbox Zero” i chodzi w nim o to, aby w Twojej skrzynce odbiorczej zawsze było 0 (słownie: zero) wiadomości. Dziwne, no nie? Bo jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że mamy tam zazwyczaj całą historię korespondencji, różne wątki, itd.

Podstawą tej metody jest stworzenie sobie folderów, do których będziemy przenosić maile zaraz po ich otrzymaniu. W ten sposób tworzymy następujące foldery na nasze wiadomości:

  • Usuń
  • Przekaż dalej
  • Odpowiedz
  • Na później
  • Wykonane

 

Usuń

do tego folderu trafiają wszystkie maile, które są niepotrzebne – reklamy, „śmieszne” linki i inne rzeczy, które niepotrzebnie zajmują Twoją uwagę. Folder ten wymaga regularnego czyszczenia.

Przekaż dalej

Często trafiają do nas wiadomości, którymi nie będziemy się zajmować, albo będziemy musieli podzielić się nimi z komś jeszcze, dlatego przenosimy je natychmiast do tego folderu.

Odpowiedz

Tutaj przenosimy maile, które wymagają szybkiej odpowiedzi i nie poświęcimy na nią więcej niż  2-3 minuty, czyli wszystkie informacje typu „dzięki za info”, „zapoznałem się”, „zrobię do piątku”, itp.

Na później

Jest to folder w którym gromadzimy maile, które będą wymagały więcej czasu i zajmiemy się nimi, kiedy skończymy dane zadanie, lub gdy przyjdzie na to czas. Ważne jest, aby pilnować tego folderu, odpowiadać na maile, lub wykonywać zadania, a później przenosić je do folderu następnego, czyli…

Wykonane

Tutaj przenosimy wszystkie wiadomości na które odpowiedzieliśmy, czy to od razu, czy to później,  również te, które przekazaliśmy dalej i już zostały wykonane. Maile z tego folderu możemy potem przeglądać tak, jak do tej pory robiliśmy to w skrzynce odbiorczej, jednak wiemy, że zostały one wykonane, lub/i odpowiedzieliśmy na nie.

 

Tak, jak pisałem wcześniej korzystam z tego systemu od kilkunastu dni i jestem z niego naprawdę zadowolony. Wyraźnie widzę jak oszczędzam czas i na maile, które przychodzą do mnie w ciągu wykonywania jakiegoś dłuższego zadania nie odpowiadam od razu, a przenoszę je tylko do właściwego folderu.

Ułatwienie

Jeśli do obsługi swojej poczty korzystasz z Thunderbirda, to polecam wykorzystać plugin do tego programu o nazwie Archive This, dzieki któremu możemy szybko zdefiniować skróty klawiszowe, aby usprawnić proces przenoszenia wiadomości do odpowiednich folderów. U mnie wygląda to tak:

  • alt+1 przenosi do Usuń
  • alt+2 przenosi do Przekaż dalej
  • alt+3 przenosi do Odpowiedz
  • itd…

Wierzę, że dzięki tej metodzie zaoszczędzisz sporo czasu, który do tej pory zdarzało Ci się poświęcać na szukanie maili, oraz sprawdzanie czy zostały wykonane ;) Poza tym doskonale wpisuje się ona w podejście Stephena Coveya, gdzie to co pilne, nigdy nie jest najważniejsze – bo sprawy najbardziej istotne, to te ważne, ale nie pilne ;)

W razie pytań lub sugestii związanych z tą metodą śmiało pisz poniżej.

Aha… polecam jeszcze zapoznać się ze stroną Merlina Manna autora tego sposobu na stronie Inbox Zero.

 

Życzę Ci pustej skrzynki odbiorczej i jeszcze większej efektywności!

 

Marek

 

2 komentarze

  • Ja już jakiś czas stosuję metodę, może nie do konca tak w artykule, ale pozostawiam czysty Inbox.
    U mnie wygląda to tak, że niepotrzebne usuwam natychmiast. Te z którymi mam coś zrobić przenoszę do zadań. Dodatkowo, umieszczam sobie foldery nazwane imieniem i nazwiskiem (lub nazwą firmy) której mail dotyczy i może mi się kiedyś przydać jego treść.

  • Podobnie do Ciebie prowadzę swoje konta pocztowe. Sam na to wpadłem , bo to wygodne.
    Moje foldery to WAŻNE ( tam umieszczam różne ważne maile , z hasłami , czy innymi cennymi dla mnie informacjami) POCZEKALNIA , USUNIĘTE , PRYWATNE , BIEŻĄCE.
    Ale czego nie robię , nigdy nie ściągam maili na własny komp. Dla bezpieczeństwa. Nie ma w 100% sprawnego antywira. Niewinnie wyglądający mail potrafi rozwalić twardy dysk (HD) albo procesor. LUDZIE nie róbcie tego nie zaśmiecajcie swego kompa mailami. Od tego są portale pocztowe. Mają najnowsze i najlepsze programy antywirusowe.

Leave a comment

Nasze kursy:


darmowy kurs poprawa nastroju


darmowy kurs motywacja

Dołącz do nas


Archiwum wpisów