Jak szybko uporządkować swoją skrzynkę email?

Z emaila korzysta praktycznie każdy z nas — prywatnie, służbowo, czy do jeszcze innych celów. Czasami, kiedy korzystamy z kilku skrzynek na raz ilość maili, która przychodzi do nas w ciągu dnia potrafi przyprawić o niezły zawrót głowy. Jak zatem szybko i przed wszystkim skutecznie sobie z tym poradzić?

Podzielę się dzisiaj sposobem, który znałem już od jakiegoś czasu — być może natknąłeś się na niego na innych blogach poświęconych efektywności i skuteczności, bo tam właśnie go kiedyś przeczytałem, jednak nie zacząłem z niego korzystać od razu, bo wydał mi się trochę dziwny.

No właśnie — wydał mi się — czyli nie sprawdziłem, a od razu oceniłem i uznałem tą opinię za wymierną. otóż od kilkunastu dni przekonuję się, że nie zawsze to, co na szybko ocenimy jest miarodajne. Zatem do konkretów.

System ów nazywa się „Inbox Zero” i chodzi w nim o to, aby w Twojej skrzynce odbiorczej zawsze było 0 (słownie: zero) wiadomości. Dziwne, no nie? Bo jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że mamy tam zazwyczaj całą historię korespondencji, różne wątki, itd.

Podstawą tej metody jest stworzenie sobie folderów, do których będziemy przenosić maile zaraz po ich otrzymaniu. W ten sposób tworzymy następujące foldery na nasze wiadomości:

• Usuń
• Przekaż dalej
• Odpowiedz
• Na później
• Wykonane

 

Usuń

do tego folderu trafiają wszystkie maile, które są niepotrzebne — reklamy, „śmieszne” linki i inne rzeczy, które niepotrzebnie zajmują Twoją uwagę. Folder ten wymaga regularnego czyszczenia.

Przekaż dalej

Często trafiają do nas wiadomości, którymi nie będziemy się zajmować, albo będziemy musieli podzielić się nimi z komś jeszcze, dlatego przenosimy je natychmiast do tego folderu.

Odpowiedz

Tutaj przenosimy maile, które wymagają szybkiej odpowiedzi i nie poświęcimy na nią więcej niż  2–3 minuty, czyli wszystkie informacje typu „dzięki za info”, „zapoznałem się”, „zrobię do piątku”, itp.

Na później

Jest to folder w którym gromadzimy maile, które będą wymagały więcej czasu i zajmiemy się nimi, kiedy skończymy dane zadanie, lub gdy przyjdzie na to czas. Ważne jest, aby pilnować tego folderu, odpowiadać na maile, lub wykonywać zadania, a później przenosić je do folderu następnego, czyli…

Wykonane

Tutaj przenosimy wszystkie wiadomości na które odpowiedzieliśmy, czy to od razu, czy to później,  również te, które przekazaliśmy dalej i już zostały wykonane. Maile z tego folderu możemy potem przeglądać tak, jak do tej pory robiliśmy to w skrzynce odbiorczej, jednak wiemy, że zostały one wykonane, lub/i odpowiedzieliśmy na nie.

 

Tak, jak pisałem wcześniej korzystam z tego systemu od kilkunastu dni i jestem z niego naprawdę zadowolony. Wyraźnie widzę jak oszczędzam czas i na maile, które przychodzą do mnie w ciągu wykonywania jakiegoś dłuższego zadania nie odpowiadam od razu, a przenoszę je tylko do właściwego folderu.

Ułatwienie

Jeśli do obsługi swojej poczty korzystasz z Thunderbirda, to polecam wykorzystać plugin do tego programu o nazwie Archive This, dzieki któremu możemy szybko zdefiniować skróty klawiszowe, aby usprawnić proces przenoszenia wiadomości do odpowiednich folderów. U mnie wygląda to tak:

• alt+1 przenosi do Usuń
• alt+2 przenosi do Przekaż dalej
• alt+3 przenosi do Odpowiedz
• itd…

Wierzę, że dzięki tej metodzie zaoszczędzisz sporo czasu, który do tej pory zdarzało Ci się poświęcać na szukanie maili, oraz sprawdzanie czy zostały wykonane ;) Poza tym doskonale wpisuje się ona w podejście Stephena Coveya, gdzie to co pilne, nigdy nie jest najważniejsze — bo sprawy najbardziej istotne, to te ważne, ale nie pilne ;)

W razie pytań lub sugestii związanych z tą metodą śmiało pisz poniżej.

Aha… polecam jeszcze zapoznać się ze stroną Merlina Manna autora tego sposobu na stronie Inbox Zero.

 

Życzę Ci pustej skrzynki odbiorczej i jeszcze większej efektywności!

 

Marek

 

Incoming search terms:

• jak porządkować maile
• jak szybko uporządkować pocztę e-mail
• thunderbird jak uporządkować wszystkie foldery