Lip 10, 2012

Dom bez papieru – czyli jak pozbyć się niepotrzebnych dokumentów i cieszyć się życiem

jak uporządkować mieszkanie, porządek w dokumentach

foto: sindesign (cc)

Już od jakiegoś czasu zabierałem się za segregację papierów, które nagromadziły się w moim domu od ładnych kilku lat. Podejść miałem kilka. Niestety za każdym razem, kiedy chciałem coś wyrzucić pojawiało się pytanie:

A co jeśli to się przyda?

I tak sterta rosła, a ja nie miałem jakiegoś prostego systemu, który pozwoliłby mi wszystko posegregować, uprościć i pozostawić to, co najważniejsze. Aż do teraz.

W tym artykule chciałbym się z Tobą podzielić moim nowym odkryciem, a zarazem skutecznym sposobem na pozbycie się nadmiaru niepotrzebnych papierów, czyli – cyfryzację.

Zanim przejdę do opisu sposobu działania odpowiem na pytanie:

Dlaczego nie wyrzucamy dokumentów/notatek/rachunków/umów tylko je gromadzimy?

Odpowiedź zawsze jest taka sama – ponieważ myślimy, że mogą się jeszcze przydać. Ale czy faktycznie tak jest? Czy wszystkie nagromadzone dokumenty/notatki/instrukcje obsługi/luźne zapiski są nam potrzebne? Oczywiście, że nie!

Niestety wiedząc to, dalej ich nie wyrzucamy, ponieważ oznaczałoby to całkowitą ich utratę oraz dość spory ból w sytuacji, kiedy wyrzucony dokument okazałby się potrzebny. Zatem:

Jak pozbyć się sterty dokumentów jednocześnie się ich nie pozbywając?

Kluczem do porządku w mieszkaniu i spokojnej głowy, jest wyrzucenie formy papierowej dokumentu, jednocześnie zachowując jego kopię cyfrową.

Forma cyfrowa dokumentu jest przechowywana na Twoim komputerze i nie zabiera fizycznego miejsca (o to nam właśnie chodzi). Ponadto w razie potrzeby możesz ją bardzo szybko odszukać, korzystając z wyszukiwarki Twojego komputera i wydrukować (na 99% nigdy nie będziesz musiał tego robić).

Do tworzenia kopii cyfrowych wystarczy najprostszy skaner. Jeśli masz taki, to świetnie, jeśli nie, to popytaj wśród znajomych być może będziesz mógł pożyczyć. Naprawdę warto!

Nowy porządek w mojej szafie daje mi poczucie szczęścia i prostoty – mniej rzeczy, mniej zmartwień.

Od czego zacząć proces porządkowania oraz archiwizacji?

Poniżej przedstawię mój sposób oraz wskazówki na temat eliminacji papierów oraz ich archiwizację. Oczywiście nie musisz robić tego dokładnie tak jak ja, sprawdź i zobacz, co Tobie służy najlepiej.

1. Segregacja dokumentów

Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić przed archiwizacją, to segregacja dokumentów. Wyrzuć wszystko to, co na pewno nie będzie Tobie potrzebne. Na tym etapie już dość sporo rzeczy trafi do kosza na recycling. Resztę zarchiwizujemy i też przeznaczymy na recycling.

Ja zarchiwizowałem:

  • Stare umowy mieszkaniowe
  • Część notatek ze studiów (wcześniej ich nie wyrzucałem bardziej z sentymentu niż prawdziwej potrzeby ich posiadania)
  • Paragony fiskalne od produktów na gwarancji
  • Instrukcje obsługi (od różnych urządzeń)
  • Rzeczy, do których miałem sentymentalne przywiązanie – kartki i listy
  • Luźne kartki z ciekawymi notatkami, które być może się przydadzą

2. Skanowanie dokumentów

W zależności od rodzaju skanera proces ten może być dość czasochłonny. Zatem zarezerwuj sobie trochę czasu lub rozłóż pracę na kilka dni (ja tak zrobiłem). Tutaj kilka cennych wskazówek:

  • Zapisuj pliki w formacie PDF
    Skanuj dokument do pliku PDF. Taki format pozwala wielu programom odczytać to, co się w nich znajduje, przez co łatwiej je zaindeksują. To w przyszłości znacznie przyspiesza odszukiwanie dokumentów.
  • Skorzystaj z bezpłatnego programu – Free Scan to PDF
    Jest to bezpłatny i bardzo prosty program, który za pomocą Twojego skanera zamieni papierowe dokumenty w pliki PDF. Program pozwala na prostą obróbkę zeskanowanych dokumentów oraz zapisanie ich do jednego pliku. Jest to szczególnie przydatne, kiedy archiwizujesz wielostronicowe dokumenty. Program ten możesz pobrać z TEJ STRONY

    skanowanie do pdf

  •  
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

  • Jeśli to możliwe skanuj w niskiej rozdzielczości i w odcieniach szarości
    Dokumenty, które zostały zeskanowane w wysokiej rozdzielczości oraz w kolorze zabierają dość sporo miejsca na twardym dysku komputera. Zatem skanuj w odcieniach szarości oraz rozdzielczości 100 dpi. Z takimi ustawieniami spokojnie będziesz mógł wszystko odczytać.
  • Nazywanie plików
    Kiedy już zeskanujesz dokument/y i zapiszesz je do pliku PDF nadaj im nazwę dobrze opisującą ich zawartość. Nazwa powinna zawierać słowa kluczowe opisujące dany dokument np. Pocztówka Tomek wakacje, Rachunek pralka, Studia marketing notatki.Dobre nazwanie pliku jest bardzo ważne zwłaszcza, kiedy zaistnieje potrzeba odszukania dokumentów sprzed kilku lat.WSKAZÓWKA – Nazywając pliki możesz zadać sobie pytanie – jakich słów bym użył aby odszukać ten dokument za pięć lat? To pytanie ułatwi poprawne nazwanie pliku i łatwe jego odszukanie w przyszłości.

3. Archiwizacja

Wszystkie dokumenty mamy już zeskanowane i posiadamy ich kopię w postaci plików PDF. Gratuluję! Za chwilę będziemy mogli odbyć szczęśliwą podróż do pojemnika na makulaturę, aby spełnić swój wewnętrzny obowiązek dbania o planetę. Jednak zanim to zrobimy jeszcze jedna istotna rzecz – archiwizacja.

Przechowywanie dokumentów tylko na swoim komputerze to droga do katastrofy. Twardy dysk Twojego komputera zepsuje się na 100%. Pytanie tylko – kiedy?

Zatem zanim wyrzucimy oryginały zeskanowanych dokumentów musimy je zabezpieczyć – wykonać kopię zapasową. W tym celu polecam skorzystanie z usługi Google Dokumenty. Jest to w 100% bezpłatna usługa, która pozwala na archiwizację plików. Pojemność bezpłatnego dysku to 5GB (dość sporo). Oczywiście, jeśli to nam nie wystarczy możemy wykupić dodatkowe miejsce na dyskach Google.

dokumenty google

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Korzyści Dokumentów Google:

  • Dostęp do dokumentów z każdego zakątka świata
  • Rozbudowana wyszukiwarka dokumentów, która odczytuje treści w plikach PDF i je indeksuje, przez co łatwiej i szybciej można odnaleźć to, co nas interesuje
  • Backup – Google wykona go za nas. Informacje na ich serwerach będą o niebo bezpieczniejsze niż na naszym komputerze
  • Łatwe udostępnianie. Jeśli chcemy podzielić się jakimś dokumentem z przyjacielem wystarczy go udostępnić korzystając z opcji udostępniania.

Korzyści z cyfryzacji dokumentów

Przeniesienie większości moich dokumentów do świata wirtualnego było wyzwalającym momentem. Kiedy teraz patrzę na pustą półkę czuję czystą radość. Sprawdza się zasada, że im mniej rzeczy posiadasz, tym masz mniej zmartwień, przez co bardziej cieszysz się życiem:)

Korzyści takiego podejścia jest wiele, oto kilka z nich:

  • Czyste, przestronne mieszkanie
    Mniej papierów, więcej miejsca na radość, spontaniczność, spokój oraz na to, co naprawdę ważne.
  • Łatwe wyszukiwanie dokumentów – oszczędzasz czas
    Przewalanie sterty papierów w poszukiwaniu tej jednej karteczki może być drogą przez mękę. W dokumentach Google zajmie Ci to kilka chwil.
  • Backup danych
    Google zabezpiecza Twoje dokumenty regularnie je backupując. Ty nic nie musisz robić:)
  • Poczucie spełnienia
    Za porządki zabierałem się od dłuższego czasu. Jednak dopiero ta metoda pozwoliła mi pozbyć się większości papierów, których być może nigdy nie będę potrzebował. To daje głębokie poczucie spełnienia.

__

Mam nadzieję, że ten sposób na pozbycie się papierów przypadnie Tobie do gustu.

Czy już z niego korzystasz? Czy też masz problem z zalegającymi dokumentami? Może masz inne sposoby na cyfryzację dokumentów?

Podziel się swoimi spostrzeżeniami w komentarzach poniżej.

Przestronnego mieszkania,

Dawid :)

 

7 komentarzy

  • Myślałem dokładnie o tym samym, i – skoro Tobie się udało – to i ja spróbuję! ;-)

    • Kamil, próbuj! Naprawdę warto :) No i oczywiście napisz, jakie to uczucie pozbyć się (nie)potrzebych papierów.

  • chomik .pl też dobra rzecz na przechowywanie :)

    • Takich serwisów jest całkiem sporo – ot chociażby dropbox.com, minus.com, czy cubby.com. Jednak dużym plusem dokumentów googlowych jest zdecydowanie ich integracja z innymi usługami Google, jak choćby Gmail, czy kalendarz.
      Ponadto od niedawna można zaktualizować dokumenty Google w Dysk Google (Google Drive) i wtedy po zainstalowaniu na komputerze małej aplikacji tworzymy folder w którym po prostu umieszczamy pliki, które chcemy załadować na serwer i zarchiwizować, a programik ładuje nam je w tle i nie potrzebujemy mieć otwartej strony w tym celu. Podobne rozwiązania mają również wymienione wcześniej usługi. Warto sprawdzić, przetestować i wybrać to, co najbardziej będzie odpowiadać ;)

  • Niedawno uporałam się z gigantyczna stertą papierów. Wszystko na pewno nie da się wyrzucić, nie mniej jednak ten pomysł jest znakomity, opisany w prosty sposób,krok po kroku. Nawet największa zmora – utrata danych – została przewidziana. Dzięki!

    • Agata, to gratuluję dużych porządków:) Oczywiście wszystkiego nie można i nie potrzeba wyrzucać. Wszystkie ważne dokumenty (podatkowe, umowy, badania lekarskie, inne…) jak najbardziej niech zostaną w postaci papierowej. Dla bezpieczeństwa można je zeskanować i zarchiwizować. Pozdrawiam i dziękuję za komentarz :)

  • […] w swoim domu, jednocześnie się ich nie pozbywając. Artykuł można znaleźć tutaj » jak pozbyć sie niepotrzebnych dokumentów. Jednak samo pozbycie się niepotrzebnych papierów to połowa sukcesu. Druga połowa […]

Leave a comment

Nasze kursy:


darmowy kurs poprawa nastroju


darmowy kurs motywacja

Dołącz do nas


Archiwum wpisów