12 prostych metod zwiększenia efektywności

Czy zdarza Ci się czasem tak, że masz do wykonania ważne zadanie, jednak zanim się za nie zabierzesz w ciągu dziesięciu minut zdążysz cztery razy sprawdzić czy nie ma nowych maili na skrzynce, pięć razy podniesiesz telefon komórkowy, aby sprawdzić… która godzina, a może sześć razy logujesz się na facebook, naszą klasę, czy myspace?

Oczywiście zdajesz sobie doskonale sprawę, że to, co Cię czeka jest ważne i nie powinieneś zwlekać, ale wtedy właśnie jest tyle innych rzeczy do zbadania. Chcesz się dowiedzieć jak można sobie z tym poradzić, aby działać jeszcze bardziej efektywnie?

Wiedz, że jest to przypadłość, która dręczy większość ludzi na tej planecie. To skłonność do odkładania spraw na później. Jednak wielkim plusem tego jest fakt, iż dzięki temu, że tak wiele osób miało z nią do czynienia w przeszłości, doczekała się stworzenia skutecznych technik i sposobów do jej przezwyciężenia.

Poniżej 12 najciekawszych i najprostszych metod do natychmiastowego wykorzystania.

1. Zanim zaczniesz zgromadź wszystko, czego potrzebujesz

Zastanów się, co będzie Ci naprawdę potrzebne do wykonania tego konkretnego zadania i zbierz te rzeczy w Twoim miejscu pracy, aby później nie odrywać się niepotrzebnie z twórczego procesu działania. Zadbaj, aby to, co nie potrzebne nie zaprzątało miejsca, w którym pracujesz, bo będzie Cię odciągać od Twojego skupienia.

2. Myśl na papierze

„Papier przyjmie wszystko”, mawiają scenarzyści, więc wykorzystaj to – notuj, szkicuj, planuj. „Mierz dwa razy, tnij raz”, mówi prawo cieśli, bo wszystko tworzy się dwa razy – najpierw w Twoim umyśle, a potem fizycznie. Potraktuj kartkę papieru, jako przedłużenie i utrwalenie Twoich myśli.

3. Oddziel to, co ważne, od tego, co pilne

To, co ważne nigdy nie jest na usługach tego, co pilne. Pilne oznacza, że dana rzecz wymaga natychmiastowej reakcji – „teraz!” Często ulegamy temu, co pilne, lekceważąc to, co jest naprawdę ważne. Bo dzwoniący nagle telefon może okazać się mniej ważny od wysłuchania przyjaciela w potrzebie, jednak wiele osób nie wyobraża sobie, że go nie odbiera — nawet podczas ważnej rozmowy. Rzeczy ważne natomiast nigdy nie są pilne i ściśle łączą się z efektami twojej pracy, szczególnie z tymi końcowymi.

4. Na rozgrzewkę zajmij się czymś niewielkim

Nie rozpoczniesz biegu w maratonie bez odpowiedniej rozgrzewki, bo albo złapiesz kontuzję, albo nie dobiegniesz do mety. Aby złapać odpowiedni rytm rozgrzej się delikatnie niewielkim zadaniem, a o wiele lepiej wejdziesz w dobre tempo działań.

5. Rozpocznij od największej części zadania

Przyjrzyj się poszczególnym elementom zadania i zapytaj siebie: „Która z tych części jest najbardziej obszerna?” Zabierz się za to, czemu poświęcisz najwięcej pracy, czasu i wysiłku. Zmuś się do wykonania tego od początku do końca, w miarę możliwości bez zbędnych przerw, bo kiedy już sobie z tym poradzisz reszta elementów z Twojej listy wyda Ci się o wiele prostsza, łatwiejsza i przyjemniejsza do zrobienia.

6. „Pociachaj” zadanie na mniejsze cząstki

Nawet najbardziej pysznego tortu z mnóstwem słodkich owoców i czekoladowych dekoracji nie dasz rady zjeść jednym ruchem łyżeczki. Po pierwsze – cóż by to była za przyjemność, a po drugie – nie zmieściłbyś takiej ilości za jednym razem! Z zadaniem jest podobnie. Potraktuj je jak tort urodzinowy i podziel na mniejsze kawałki i części, a może zdarzy się, że ktoś chętnie pomoże Ci zjeść jeden, czy kilka z nich ;)

7. Najpierw to, co wzbudza w Tobie największe obawy

Liczne obawy, jakże często wyolbrzymiane przez nasz umysł, są naturalną obroną przed niepowodzeniem, a właściwiej reakcją na lęk przed niepowodzeniem. Jeśli w pierwszej kolejności zajmiesz się właśnie tym, co wywołuje u Ciebie takie obawy, osiągniesz znacznie więcej w krótszym czasie i znacznie łatwiej doprowadzisz to zadanie do końca.

8. Zacznij dzień od najbardziej nieprzyjemnego zadania

Podejmując się najmniej przyjemnego zadania z samego rana i doprowadzając je do końca, cóż gorszego będzie Cię czekać w ciągu dnia? To tak jak w tych programach telewizyjnych, w których uczestnicy jedzą obrzydliwe robale, albo nieświeże jajka… byka. Po wykonaniu takiego zadania, wszystkie inne przychodzą im o wiele lżej, bo co gorszego mogłoby być od jedzenia pięciocentymetrowej larwy amazońskiego motyla z samego rana?

9. Myśl o negatywnych skutkach niewykonania zadania

Zadaj sobie pytanie: „A co się stanie, jeśli nie zrobię tego zadania?” i pomyśl o najgorszych możliwych do przewidzenia konsekwencjach. Co możesz stracić, do czego może dojść, czego na pewno nie osiągniesz? Czy to Cię motywuje do działania od zaraz?

10. Pomyśl o korzyściach wykonania pracy i uporania się z zadaniem

Zabierz kawałek kartki i wynotuj na niej korzyści płynące z wykonania tego zadania. Im więcej ich wypiszesz, tym chętniej weźmiesz się do pracy. Więcej przyczyn – większa motywacja.

11. Oprzyj się pokusie perfekcjonizmu

Czasami warto przestać myśleć o tym, aby wszystko wyszło doskonale i zostało „dopięte na ostatni guzik”, bo będzie to opóźniać skończenie zadania. Szczególnie podczas działań, z którymi nie koniecznie idzie Ci jak po maśle. Na ewentualne poprawki i dociągnięcia przyjdzie jeszcze czas – ważne byś zrobił to od początku do końca.

12. Utrzymuj dobre tempo

Przez cały czas przyśpieszaj świadomie swoje działania. Siedź w wyprostowanej pozycji, jeśli gdzieś idziesz – idź wyprostowany i szybko stawiaj kroki. Jeśli piszesz, czy notujesz – powtarzaj sobie w głowie „szybciej, szybciej, dam radę”. Miej na uwadze korzyści płynące z dobrego wykonania tego zadania, bo przy takim stanie umysłu w znacznie szybszym czasie poradzisz sobie z dużą ilością pracy.

Pamiętaj też o tym, iż po skończonym i dobrze wykonanym zadaniu Twój organizm wyprodukuje dużą ilość dopaminy i serotoniny, dzięki którym poczujesz, wręcz, fizyczną przyjemność w ciele, uczucie zadowolenia z siebie i większą chęć realizacji dalszych zadań.

Baw się dobrze!

Marek